RSVP viene dal francese répondez s'il vous plaît: «rispondete, per favore». È la parte dell'invito che chiede a ogni invitato di dire se viene. Sembra la cosa più semplice del matrimonio ed è quella che porta via più tempo, perché le risposte arrivano tardi, incomplete e da canali diversi. Si risolve decidendo tre cose prima di mandare il primo invito.
1. La scadenza
Partite dalla fine: chiedete al vostro catering o ristorante entro quando gli serve il numero definitivo degli ospiti. La vostra scadenza deve essere parecchio prima, così avete margine per rincorrere i ritardatari e poi fare i tavoli. Scrivetela nell'invito con una data precisa («entro il 10 maggio»), non con un «prima possibile».
2. Cosa chiederete
Solo quello che userete davvero. Di solito:
- Se viene o no.
- Se viene con un accompagnatore, e il suo nome (se glielo avete proposto).
- Se porta bambini, e se servono il menù bambini o il seggiolone.
- Allergie, intolleranze o esigenze alimentari (vegetariana, senza glutine…).
- Se userà la navetta, se c'è, e per quali tragitti.
Ogni domanda in più è un motivo per rimandare «a dopo». Se volete sapere la canzone che non può mancare, meglio una domanda facoltativa alla fine.
3. Dove si risponde
In un solo posto. Se alcuni rispondono su WhatsApp, altri a vostra madre e altri al telefono, qualcuno deve ricopiare tutto nella lista, ed è lì che si perdono le risposte. La cosa più comoda per l'invitato e per voi è un link dove ognuno risponde alle sue domande e la risposta si segna da sola.
Cosa fare con chi non risponde
- Una settimana prima della scadenza, un promemoria gentile a chi non ha risposto.
- Passata la data, un messaggio personale, o una telefonata ai soliti noti.
- Se a pochi giorni dal numero definitivo qualcuno ancora non ha risposto, decidete voi: o conta come assente o lo confermate per telefono. Quello che non può succedere è che il catering resti ad aspettare.
Vi servirà sapere in ogni momento chi deve ancora rispondere; così il promemoria va solo a chi serve.
Quando sono arrivate tutte
Con le risposte chiuse, mandate al catering il numero di adulti, bambini e neonati, le allergie e i menù speciali. Poi tocca ai tavoli.