Organizar una boda no es difícil; lo difícil es que son muchas cosas pequeñas que dependen unas de otras. La finca depende de cuántos seáis, cuántos seáis depende del presupuesto, y las mesas no se pueden hacer hasta que la gente conteste. Si las hacéis en orden, cada decisión os facilita la siguiente. Este es ese orden.
- Decidid qué boda queréis. Tamaño, estilo, civil o religiosa, cerca o fuera: la conversación que ahorra todas las demás.
- Fijad el presupuesto. Cuánto podéis gastar y quién pone qué, antes de enamoraros de una finca.
- Haced una primera lista de invitados. El número de invitados decide el sitio y buena parte del presupuesto.
- Elegid fecha y lugar. Ceremonia y banquete: es lo que antes se reserva.
- Empezad los papeles. El expediente matrimonial tarda, y los plazos cambian de un sitio a otro.
- Contratad a los proveedores clave. Catering, fotografía y música; después flores, transporte y lo demás.
- Mandad el save the date y las invitaciones. Primero el aviso, después la invitación con su fecha límite para responder.
- Recoged las confirmaciones. Hasta tener la cifra cerrada que os pide el catering.
- Repartid las mesas. Con la lista definitiva, no antes.
- Preparad el día. El horario, los pagos pendientes y quién se ocupa de cada cosa.
1. Decidid qué boda queréis
Antes de mirar ni una sola finca, sentaos a hablar de la boda que imagináis cada uno. ¿Cien personas o cuarenta? ¿Civil, religiosa o las dos? ¿En vuestra ciudad, en el pueblo de uno de los dos o fuera? ¿Una comida que se alarga o una cena con fiesta hasta tarde? No hace falta cerrar todo, pero sí saber en qué estáis de acuerdo y en qué no, porque cada una de esas respuestas cambia el precio y el sitio.
Decidid también cómo os vais a repartir el trabajo. Funciona mejor que cada uno se haga cargo de unas partes (uno los invitados, otro los proveedores, por ejemplo) que hacerlo todo a medias.
2. Fijad el presupuesto
Poned una cifra máxima y hablad de dónde sale: vuestros ahorros, lo que quieran aportar las familias, lo que esperáis recuperar con los regalos (con prudencia: no contéis con ese dinero para pagar señales). El banquete suele ser la partida más grande y va por invitado, así que el presupuesto y la lista de invitados se deciden a la vez.
En la guía de cuánto cuesta una boda en España tenéis el coste medio con sus fuentes, y con la calculadora de presupuesto podéis repartirlo por partidas en un par de minutos.
3. Haced una primera lista de invitados
No tiene que ser la definitiva, pero sí realista: familia, amigos, compromisos. Con ella sabréis si buscáis un sitio para 80 o para 250, que es lo primero que os van a preguntar en cualquier finca o restaurante. Apuntad desde el principio quién viene con acompañante y quién trae niños: son las dos cosas que más descuadran la cifra al final.
Lo explicamos con calma en cómo hacer la lista de invitados, y si preferís empezar en una hoja de cálculo, tenéis nuestra plantilla de Excel gratis.
4. Elegid fecha y lugar
El sitio del banquete y el de la ceremonia son lo primero que se reserva, porque las fechas buenas se llenan antes que nada. Septiembre, junio y octubre son los meses con más bodas en España: entre los tres suman más de un tercio, según el INE; si os casáis en uno de ellos, preguntad con más antelación. Llevad a las visitas la cifra aproximada de invitados y el presupuesto por cubierto, y preguntad siempre lo mismo para poder comparar: qué incluye el menú (barra libre, tarta, bodega), si hay mínimo de invitados, qué pasa si llueve, hasta qué hora se puede estar, si obligan a contratar a sus proveedores y cuánto hay que pagar de señal y cuándo el resto.
Si la ceremonia es en otro sitio, confirmad que los horarios encajan y pensad cómo llega la gente de uno a otro.
5. Empezad los papeles
Para casaros por lo civil hay que tramitar el expediente matrimonial (en el Registro Civil o, desde 2021, también ante notario); para la boda religiosa, el expediente de la parroquia. Los plazos y la documentación cambian bastante de un sitio a otro, así que lo mejor es preguntar pronto en el vuestro y no dejarlo para los últimos meses.
6. Contratad a los proveedores clave
Después del sitio, los que antes se agotan: el catering (si no va con la finca), la fotografía y el vídeo, y la música. Luego las flores y la decoración, el transporte, el vestido y el traje, las alianzas. Pedid presupuesto por escrito, guardad los contratos juntos y apuntad cada señal que pagáis: al final de la boda son muchos pagos pequeños y es fácil perder la cuenta.
7. Mandad el save the date y las invitaciones
El save the date es solo un aviso para que reserven el día; tiene sentido si la boda es en temporada alta, fuera o si tenéis invitados que vienen de lejos. La invitación de verdad lleva el lugar, la hora y una fecha límite para responder. Hoy la mayoría de las parejas la mandan por WhatsApp, y no tiene por qué quedar fría: en invitaciones de boda por WhatsApp tenéis ejemplos de mensajes.
8. Recoged las confirmaciones
Pedid que os confirmen asistencia, acompañante, alergias y lo que necesitéis saber (autobús, menú infantil). El catering os pedirá una cifra cerrada unos días antes de la boda; poned vuestra fecha límite con margen y tened previsto cómo recordárselo a quien no conteste. Lo contamos en cómo pedir la confirmación de asistencia.
9. Repartid las mesas
Con la lista cerrada, no antes: cada cambio de última hora os obliga a rehacer medio plano. Empezad por la mesa presidencial y las familias, seguid por los grupos de amigos y dejad para el final a quien no encaja en ningún grupo. Más detalle en cómo distribuir las mesas.
10. Preparad el día
Haced un horario del día con cada momento y quién se encarga (la llegada de las flores, quién guarda los anillos, a qué hora sale el autobús) y mandádselo a los proveedores. Dejad pagado lo que haya que pagar antes y preparad los sobres de lo que se paga el mismo día. Y nombrad a alguien de confianza para que resuelva lo imprevisto: vosotros ese día no deberíais coger el teléfono.