La lista de invitados es la parte de la boda que más conversaciones da, y no solo entre vosotros dos. Es también la que más decide: cuántos sois marca el sitio que podéis elegir y buena parte de lo que vais a gastar. Merece la pena hacerla con método desde el primer día.
Empezad por la cifra, no por los nombres
Antes de escribir un solo nombre, acordad un número máximo. Sale de dos sitios: el presupuesto (el banquete se paga por invitado) y el aforo de los sitios que os gustan. Con ese techo delante, cada nombre que entra tiene que ganarse su sitio, y las discusiones se vuelven mucho más fáciles: no es «no quiero invitar a tu primo», es «no nos caben más».
Haced la lista por círculos
Id de dentro hacia fuera y no paséis al siguiente círculo hasta tener cerrado el anterior:
- Los imprescindibles. Padres, hermanos, abuelos y los amigos sin los que no os imagináis el día.
- La familia cercana. Tíos y primos. Decidid un criterio y aplicadlo igual a las dos familias (por ejemplo, primos hermanos sí, segundos no).
- Los amigos. Los de ahora y los de siempre. Una pregunta que ayuda: ¿le habéis visto en el último año?
- Los compromisos. Compañeros de trabajo, amigos de los padres, vecinos. Aquí es donde la lista crece sin que nadie se dé cuenta.
Si al final sobran nombres, tened una segunda lista ordenada: cuando alguien de la primera no pueda venir, ya sabéis a quién llamar (y con tiempo, para que no se note que es de la segunda tanda).
Acompañantes y niños: decididlo pronto y para todos igual
Son las dos cosas que más descuadran la cifra al final. Lo más sencillo es un criterio que se pueda explicar en una frase: acompañante solo para parejas estables, por ejemplo, o niños solo de la familia. Y apuntad al acompañante con su nombre, no como «y acompañante»: así sabéis quién viene, a quién sentar y cuántos cubiertos pedir de verdad.
Qué apuntar de cada invitado
Más vale tenerlo desde el principio que ir a buscarlo después:
- Nombre y apellidos, y de parte de quién viene.
- El grupo: la familia o la pareja que recibe una sola invitación. Con eso sabéis cuántas invitaciones mandar.
- Teléfono, para mandarle la invitación por WhatsApp.
- Si viene con acompañante, y su nombre.
- Si es adulto, niño o bebé: el catering cobra distinto y pide tronas.
- Alergias, intolerancias o dieta.
- Su respuesta: pendiente, sí o no.
Todo eso viene ya en columnas en nuestra plantilla de lista de invitados, con desplegables y una hoja que cuenta sola cuántos sois.
Una lista que comparten dos (o cuatro)
El problema de la lista en un Excel no es el Excel: es que hay varias copias. La de uno, la del otro, la que le mandasteis a vuestra madre. Elegid un solo sitio donde vive la lista, que los dos podáis tocar, y que las familias manden sus nombres para que los apuntéis vosotros.
Cuándo cerrarla
La lista se puede ir moviendo hasta que mandáis las invitaciones; a partir de ahí, lo que cambia son las respuestas. Cuando os vayan confirmando, tened siempre a la vista tres cifras: los que vienen, los que no y los que aún no han contestado. Con ellas hablaréis con el catering y haréis las mesas.